Zasílání emailu z modulu Řízení dokumentů při změně dokumentu

Pro zákazníky, kteří požadují rozšíření funkčnosti modulu QSD (Řízení dokumentů) o rozesílání emailů je možné upravit konfiguraci PalstatCAQ tak, aby při změnách dokumentů odcházel odpovědným osobám email o takové změně. Pro úspěšné provozování této funkce je nutné aby byla instalována na serveru služba CAQservice s konfigurací SMTP serveru a byla zakoupena licence CAQserver.

 

Od verze 2021.03.003 je automaticky po nasazení upgrade, proveden import příslušného reportingu, který zajištuje rozesílání notifikace. Reporting je ve výchozím stavu nastaven jako aktivní a proto zákazníkům, kteří mají nastavenu konfiguraci pro SMTP a aktivní CAQserver začnou uživatelé přijímat notifikace, které dříve nedostávali.

Pokud chcete tyto notifikace vypnout otevřete program "Správa systému"

 

• Předěte na záložku "Plánovač".
• Zvolte řádek "Mail"
• Vpravo se otevře seznam email reportů
• Přepněte u dokumentů s název "Notifikace dokumentu ke změně*" stav na "Neaktivní"

Stavy pro zasílání emailů

Ve standardním rozesílání emailu jsou při změně stavu zasílány informační zprávy těmto osobám:

• Čeká na připomínky: Zašle osobám, které mají v rozdělovníku daného dokumentu zapnutu volbu „Připomínkovat“.
• Čeká na kontrolu: Zašle informační zprávu pouze v případě že je v poli „Kontroloval“ předvyplněna osoba, je doručeno pouze této osobě.
• Čeká na schválení: Zašle informační zprávu pouze v případě že je v poli „Schválil“ předvyplněna osoba, je doručeno pouze této osobě.
• Čeká na uvolnění: Zašle informační E-mail pouze v případě že je v poli „Uvolnil“ předvyplněna osoba. Email je doručen pouze této osobě.
• Uvolněn: Informační zpráva je zaslána všem osobám, které mají v rozdělovníku daného dokumentu zaškrtnutou volbu „Zobrazovat“

Nastavení SMTP

Aby mohlo být prováděno odesílání emailů je nutné instalovat CAQservice a službu konfigurovat pro SMTP.

Změna adresy E-mailu pro zasílání informací

Pokud dojde ke změně E-mailové adresy uživatele, je třeba tuto adresu změnit v zadávacím okně uživatele v modulu Databáze uživatelů